2.1 檔案整理

  2.1.1 提卷
  檔案從庫房的排架上，按檔案分類順序填單、下架、清點、排列裝入有編號的檔案箱內，形成檔案下架清單，清楚記錄檔案號和箱號。檔案從客戶庫房運出開始，經過整理和數字化，最后歸還客戶檔案庫房，這整個過程要保證檔案不損壞、不丟失、不泄密。
  2.1.2 查卷
  對實體檔案進行檢查，首先要查看檔案信息是否清晰、完整。檔案的紙張如果破損嚴重，需要先進行修復，然后再進行掃描，并進行記錄。
  2.1.3 檔案拆分及標記
  對檔案進行拆分整理，清除檔案資料中的金屬物，避免掃描時金屬物損壞掃描儀。拆分后按原順序放回盒內，保證分類檔案不離盒，以免造成資料混亂。
  2.1.4 編寫頁號
  1、檔案排序：根據甲方的檔案資料分類對檔案進行排序的校驗工作，核對檔案的資料順序和記錄檔案的物理狀況(紙張狀況、照片頁、圖表頁)。
  2、編頁碼原則：以卷為掃描最小文件夾單位，每卷按頁編頁碼。即對每個需要掃描頁以每卷文件為單位，頁碼都是從“1”開始，依次編碼，頁碼寫于每頁文件的正面的右下角，反面的左下角。確保頁碼位置統一、整齊。
  2.2 檔案掃描
  檔案掃描以卷為單位，依據國家檔案局下發的《紙質檔案數字化技術規范》要求，對頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，采用200dpi——300dpi分辨率黑白二值模式進行掃描；對頁面為黑白兩色但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，采用灰度或彩色模式掃描。
  掃描時應根據檔案紙張的質地、底色、薄厚程度、幅面大小等不同情況，對掃描明暗度、對比度進行設置，保證檔案掃描圖像整潔、清晰，保證圖像與原件一致。
  2.3 電子檔案修圖
  電子檔案修圖工作內容包括：圖像優化、自動糾偏、黑邊裁剪、自動補邊（角）。對已經完成掃描且保存為電子檔案的文件進行糾偏、去污、拆邊等處理，確保電子檔案端正、干凈。圖像處理后應保證圖像信息與原檔案內容完全一致。
  2.4 檔案信息著錄
  按照整理材料中的十項材料內容著錄，具體內容為：按頁著錄提名、材料名稱、材料制定時間、份數、頁數，最終形成目錄表格，打印訂附于檔案資料首頁。
  2.5 質量檢測
  保證每頁圖像清晰無誤，無黑邊，無裁剪漏項，漏掃頁碼，檢查時與紙質版本一一對應。對于掃描且編輯修復完成的電子檔案，依據檔案的原貌信息，檢查電子檔案的信息。
  2.6 檔案裝訂上架
  2.6.1 檔案裝訂、粘貼封條、加蓋封章
  檔案裝訂嚴格按照恢復檔案原貌的原則裝訂，不得多頁少頁，不得損毀檔案，檔案輔料原樣裝回。
  2.6.2 裝貼檢查
  檢查裝訂、封裝質量：多頁少頁、恢復原貌、牢固、整齊。
  三、售后保障